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Notarile

 

Notarile

 

Ufficio notarile

 

 

Informazioni generali
Dal 28 maggio 2011, a seguito dell'entrata in vigore del nuovo ordinamento del Ministero degli Affari Esteri n. 71 del 3.2.2011, il Consolato è autorizzato ad esercitare le funzioni notarili esclusivamente per chi è in possesso della cittadinanza italiana. L'accertamento della cittadinanza italiana avrà luogo previa presentazione del passaporto italiano in corso di validità. Il Capo dell'Ufficio consolare ed i funzionari delegati esercitano le funzioni di notaio esclusivamente nei confronti dei cittadini italiani, attenendosi al nuovo ordinamento del Ministero degli Affari Esteri, Decreto Legislativo n. 71 del 3.2.2011.
Chi non è in possesso della cittadinanza italiana dovrà rivolgersi ad un notary public la cui firma potrà essere successivamente autenticata presso questo Consolato Generale solamente nel caso in cui la stessa sia qui elencata.
Alternativamente ci si potrà rivolgere a qualsiasi altro notary public la cui firma dovrà essere autenticata per il tramite del Foreign Affairs and International Trade Canada situato ad Ottawa.
In entrambi i casi è consigliabile prima prendere visione dei vari tipi di procura che è possibile predisporre in Consolato.
Nel caso in cui il tipo di procura non sia elencato tra quelli della lista di cui sopra, è consigliabile farsi inviare il testo della procura dal notaio o dall'avvocato che sta svolgendo la pratica in Italia, possibilmente in formato elettronico così da poterlo eventualmente modificare e/o integrare con le informazioni del funzionario consolare o notary public di fronte al quale l'atto verrà firmato.


Cosa fare
I cittadini italiani che abbiano bisogno di una procura o un atto notarile devono seguire la seguente procedura:
1) prendere visione dei diversi tipi di atti/procure disponibili e individuare la tipologia di cui si ha bisogno; 2) prenotare l'appuntamento online; 3) compilare il relativo modulo informativo e inviarlo per e-mail all'indirizzo notarile.toronto@esteri.it.
Nel caso in cui il cittadino italiano abbia già ricevuto una bozza di atto da un notaio/avvocato, lo stesso deve essere inviato in formato elettronico non protetto via e-mail a notarile.toronto@esteri.it".
Se la persona non potrà presentarsi all'appuntamento sarà necessario effettuare una nuova prenotazione.


Orari di apertura al pubblico e appuntamenti
L'ufficio notarile del Consolato riceve esclusivamente su appuntamento dal lunedì al venerdì. Clicca qui per prenotare un appuntamento.
Si raccomanda di prenotare l'appuntamento solamente dopo aver individuato il tipo di atto ed aver completato il relativo modulo informativo, per il quale è necessario disporre di tutte le informazioni richieste per quel tipo di atto.
Controlla qui i tipi di procure più comuni che vengono preparate in Consolato e compila il relativo modulo.


Quanto costa?
Ogni atto notarile è soggetto ad una tariffa consolare che viene aggiornata ogni tre mesi in funzione del rapporto di cambio tra l'euro e il dollaro canadese, l'Ufficio cassa puo' ricevere le percezioni solo in contanti. Controlla qui l'attuale tabella consolare.


Tipi di atti più ricorrenti
Il Consolato Generale effettua una serie di atti che, normalmente, in Italia competono al notaio. Le richieste avanzate con più frequenza riguardano:

  • procure (diversi tipi di procure
  • deleghe 
  • testamenti
  • atti pubblici 
  • autenticazione di firme e fotografie 
  • legalizzazione di atti pubblici canadesi

Procure
La procura è un atto con il quale si dà la facoltà ad un'altra persona di agire in propria vece e rappresentanza ed a compiere gli atti necessari per raggiungere un determinato scopo (es. vendere, acquistare, amministrare, fare donazione, accettare donazione, costituire o sciogliere società, richiedere pubblicazioni di matrimonio, ecc.).
In generale, è sempre richiesto un documento di riconoscimento (passaporto o carta d'identità) e il codice fiscale; inoltre, è necessario produrre le generalità complete del procuratore (cognome, nome, luogo e data di nascita, indirizzo completo, codice fiscale) e la descrizione delle funzioni che deve svolgere. In ogni caso, gli specifici requisiti variano da procura a procura.
Le procure si dividono in due categorie:

  • Procure generali: con questi atti l'interessato affida al rappresentante la gestione di tutti i suoi affari, sia presenti sia futuri. La procura generale è rilasciata a tempo indeterminato.
  • Procure speciali: con questi atti l'interessato affida al rappresentante la gestione di una parte dei suoi affari. La procura speciale cessa di avere efficacia nel momento in cui l’incarico particolare per il quale è stata rilasciata si conclude; tale incarico deve essere specificato. Le procure speciali, tranne poche eccezioni (come ad es. in materia di donazione), possono essere rilasciate sotto forma di scrittura privata, attraverso l'autenticazione della firma.

Per approfondimenti sui singoli tipi di procura e la documentazione richiesta, visitare la sezione Link utili.


Deleghe
Le deleghe vengono solitamente effettuate per determinati tipi di operazioni, quali la riscossione di piccole somme, dei ratei maturati e non riscossi relativi a pensioni e dei saldi di conti bancari con chiusura degli stessi nel caso di successioni, richieste e ritiro di documenti e certificati, ritiro corrispondenza, l'autorizzazione ad indagini bancarie, ecc.
Alcuni esempi di delega, con i relativi dati richiesti:

  • Per riscuotere piccole somme, occorre indicare le generalità complete del delegato, residenza, codice fiscale italiano, l'ammontare della somma da riscuotere, l'ufficio pagatore ed il codice fiscale italiano del delegante.
  • Per il ritiro di diplomi, patenti, o altri documenti, occorre indicare le generalità complete e la residenza del delegato e la denominazione esatta dell'Istituto o dell'Ufficio presso cui va ritirato il documento.
  • Per riscuotere la pensione, occorre indicare le generalità complete del delegato, il suo indirizzo ed il codice fiscale (oltre il codice fiscale italiano del delegante). Bisogna inoltre specificare il numero e la categoria della pensione e l'Istituto pagatore.
  • Per allaccio di rete elettrica, fornitura idrica, gas, telefono, ecc., occorrono le generalità complete del delegato, la sua residenza e il Comune, la via ed il numero civico dell'abitazione dove devono essere effettuati gli allacci.
  • Per riscuotere i ratei di pensione maturati e non riscossi perché il titolare è deceduto, gli eredi possono delegare un'altra persona in Italia, e devono fornire, oltre alle generalità e al codice fiscale italiano del delegato, anche le generalità del defunto, il luogo e la data di morte.

In generale, per effettuare una delega occorre compilare il relativo modulo, nel quale verranno specificate le informazioni relative al delegante, delegato e all'oggetto della delega con indicazione delle facoltà attribuite al delegato.


Testamenti
Tra le attività proprie dell'Ufficio notarile presso un Consolato rientra la redazione di alcuni atti concernenti le dichiarazioni di ultima volontà di soggetti che si trovano all'estero.

  • Il testamento pubblico è la dichiarazione di volontà del testatore resa ad un funzionario delegato alle funzioni notarili in presenza di due testimoni e redatta in forma scritta.
  • Nel testamento segreto, invece, le funzioni dell'Ufficio notarile si limitano al ricevimento formale dell'atto (il cui contenuto rimane segreto) ed al suo deposito nell'Ufficio.
  • Il testamento olografo, infine, non necessita della stesura da parte di un funzionario dell'Ufficio notarile e può essere depositato in ogni luogo e presso chiunque. Solitamente esso viene depositato presso l'Ufficio notarile al fine di evitare la possibilità di un suo smarrimento e per assicurarne l'immediata pubblicazione alla morte del testatore.

Per approfondimenti sulla registrazione di un testamento canadese in Italia, visitare la sezione Link utili.


Atti pubblici
Si tratta di una tipologia di atti giuridici (come ad esempio l'atto di donazione) per i quali la legge prevede la forma dell'atto pubblico.


Attività di autenticazione
L'attività di autenticazione è normalmente svolta da un pubblico funzionario del Consolato ma può anche essere svolta da un funzionario delegato alle funzioni notarili. Trattasi in particolare di:

  • Autentica di firma: consiste nell'attestazione da parte del pubblico funzionario della provenienza di un atto da parte del soggetto che lo ha firmato. Per procedere all'autenticazione della firma, è necessario presentarsi personalmente presso l'Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento, il proprio codice fiscale ed il documento da autenticare. Nel caso di autenticazione o legalizzazione di firma per le donne sposate è necessario produrre prova del nome da nubile solo se la richiedente debba autenticare o legalizzare la propria firma anche con il cognome da nubile.
  • Autentica di fotografia: a tal fine è necessario presentarsi personalmente presso l'Ufficio Notarile con un documento di riconoscimento e tre fotografie uguali.

Traduzioni in italiano
Non si eseguono traduzioni di documenti al di fuori delle traduzioni in italiano dei documenti di stato civile (certificati di nascita, matrimonio, morte e naturalizzazione) relativi a cittadini italiani e di cui si rende necessaria la trascrizione in Italia.
Se occorre la dichiarazione di conformità di una traduzione dall'inglese all'italiano, bisogna portare in Consolato il documento originale, o in copia autentica, e la relativa traduzione eseguita da un traduttore certificato ATIO (Associazione dei Traduttori e Interpreti dell'Ontario). Per informazioni sull'ATIO visitare il sito www.atio.on.ca, chiamare il numero 1-800-234-5030 o inviare un'e-mail a info@atio.on.ca


Traduzioni in inglese
Se occorre la traduzione in inglese di un documento italiano si consiglia di accertare che l'ufficio richiedente accetti la traduzione eseguita da un traduttore certificato ATIO. In tal caso le autorità canadesi non dovrebbero richiedere un'ulteriore legalizzazione da parte di questo Consolato: la validità delle traduzioni eseguite da traduttori certificati ATIO è infatti ampiamente riconosciuta nell'ambito degli uffici governativi/pubblici della Provincia dell'Ontario. Si raccomanda comunque di verificare con l'ente/ufficio locale al quale il documento tradotto andrà presentato l'esistenza di eventuali altri uffici di traduzione riconosciuti.

Legalizzazione di documenti canadesi
La legalizzazione è un atto necessario per far valere in Italia i documenti o gli atti (certificati, atti notarili, scritture private, sentenze giudiziarie, ecc). Essa attesta la qualità legale di chi ha firmato l'atto, cioè del funzionario che lo ha prodotto, non la validità dell'atto né la sua conformità alle leggi locali e neppure costituisce una dichiarazione di valore o di equipollenza.
Il Consolato Generale provvede alla legalizzazione delle firme che funzionari pubblici o professionisti abilitati all'esercizio di particolari attività professionali di rilievo pubblico (avvocati, notary public, medici, ecc.) appongono su documenti canadesi che debbano essere trasmessi in Italia, a condizione che tali firme siano già depositate presso questo ufficio. Controlla qui l'elenco delle firme depositate in Consolato.
Prima di sottoporre tali documenti a questo Consolato Generale è necessario, quindi, rivolgersi al Foreign Affairs and International Trade Canada.
Alcuni esempi di documenti che possono essere legalizzati dal suddetto ufficio: 

  • Certificati di nascita, matrimonio, morte 
  • Copie autenticate da un notaio di Certificati accademici/scolastici, titoli di studio, certificati penali 
  • Certificate of non-impediment (nulla osta al matrimonio) 
  • Traduzione di documenti legali, certificati medici a condizione che siano siglati, vidimati, certificati da un avvocato, notaio o commissioner of oaths le cui firme siano già depositate presso questo ufficio 
  • Tutti i documenti rilasciati da un'autorità federale o provinciale, a condizione che gli stessi siano firmati dal funzionario del rispettivo ufficio di appartenenza e ne riportino il titolo.

Modulistica
Modelli PDF (specimen) di atti e procure Modelli Excel con cui richiedere l'atto/procura Link per la prenotazione dell'appuntamento



Link utili
Per saperne di più su:

 

 


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